Tabellenheld - Inhalte des Excel®-Seminars

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Bedingter Laufindex

Es ist oft nötig, nicht nur schnell einen laufenden Index (also eine fortlaufende Zeilen-Nummerierung) zu erstellen, sondern diesen auch noch bedingt zu konstruieren. Beispiel: Erstelle eine Zeilen-Nummerierungen jeweils von 1-1000, die also wieder mit 1 beginnt, wenn 1000 erreicht ist.

Zellen für Matching verketten

Bei Dropdown-Listen oder auch bei Anwendung von SVERWEIS ist es häufig vonnöten, mehrere Zellen zu verketten, um eine einfache Auswahl zu ermöglichen. Hierfür ist die Kenntnis der korrekten Syntax nach dem Muster ="…"&Zellbezug&"…" wichtig.

Bedingungen mit ODER

Um eine unübersichtliche Verschachtelung von WENN zu vermeiden, ist der Einsatz der Funktion ODER sinnvoll, um die Formel übersichtlich zu halten, was gerade bei längeren Formeln sehr wichtig ist.

ZEICHEN und CODE

Beim Verketten ist die Formel Zeichen für erzwungene Zeilenumbrüche unabdingbar, aber auch sonst eine wichtige Grundlage zum Verständnis des Umgangs mit Einzel-Zeichen. Ihr Gegenstück ist die Formel Code, die einfachen Zugriff auf die Codes der Einzel-Zeichen erlaubt.

Bedingungen mit UND

Um die Länge von WENN-Formeln nicht unnötig explodieren zu lassen, wenn mehrere Bedingungen simultan erfüllt sein müssen, ist der Einsatz der kleinen Formel UND unerlässlich. So bleibt der WENN-Ausdruck übersichtlich, auch wenn er inhaltlich sehr komplex ist.

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Fenster fixieren

Am häufigsten ist es mit dem Fixieren der obersten Zeile getan, umso wichtiger ist zu wissen, wie man das Fenster korrekt fixiert, wenn die Fixierung mehr als die oberste Zeile oder auch Spalten umfassen soll.

Einen Button erstellen

Ein Button (eine Schaltfläche) ist nichts anderes als eine Form, die man einfügen und mit einer Funktion, also einem VBA-Makro, verbinden muss.

Einstellungen bei Neu

Ich habe nie verstanden, warum eine neue Datei immer mit 3 Reitern startet. Es ist allerdings ganz einfach, dies nach Ihren Bedürfnissen und Vorlieben einzustellen; ebenso wie Schriftart und Schriftgröße.

Entwickler-Tools anzeigen

Man glaubt es kaum, aber diese so unglaubliche wichtige Gruppe ist im Standard ausgeblendet. Glücklicherweise ist es einfach, sie einzublenden, wenn man weiß, wo.

Symbol-Schnellzugriffsleiste nur für Alt + Ziffer

Alleine das Wort zeigt doch schon, dass es sich hier um etwas Überflüssiges handeln muss. Der Weg mit der Maus ist unheimlich lang, und man muss diese auch noch langsam bewegen, weil die Symbole klein sind. Wir verwenden diese Leiste nur, um ausgewählte Befehle für Alt + Zifferntaste einzurichten, wie z.B. Seitenansicht.

Der Standard-Speicherort

Vielleicht sind Sie einer der wenigen Benutzer, die sich auf die Windows-Logik der Standard-Ordner eingelassen haben. Wenn Sie aber wie ich vom Desktop aus arbeiten und denken, sollten Sie den Standard-Speicherort umstellen, um flüssig arbeiten zu können.

Zellen und Blätter schützen

Vorlagen, die von Dritten ausgefüllt werden, sind eine klassische Zeitvernichtung bei der Arbeit mit Excel®, weil durch falsche oder unsaubere Eingaben oft langwierige Nacharbeiten nötig sind. Doch mit Kenntnis des Schutzes von Zellen und Blättern kann man diesem Problem effektiv begegnen.

Reiter verstecken

Es ist eigentlich sehr einfach und häufig eine wichtige Einstellung, um eine Excel®-Datei aufgeräumt abzuschließen, was insbesondere bei Übergaben an Dritte wichtig sein kann. Dennoch geht es nicht, ohne sich in den Entwicklerbereich zu begeben, wo dann allerdings keinerlei Programmierung nötig ist.

Reiter kopieren & verschieben

Es klingt selbstverständlich und ist dennoch ein Thema, welches sicher und in allen Aspekten beherrscht sein will, um es erfolgreich einzusetzen. Hierbei kommt dem Verständnis der Instanzen-Logik von Excel® eine nicht unerhebliche Bedeutung zu, was das Thema grundlegender macht, als es zunächst erscheint.

Zeilen und Spalten ein- und ausblenden

Man stößt in Excel® stets schnell an Grenzen der Übersichtlichkeit, insbesondere kann man regelmäßig Tabellen nicht mehr gut überblicken, weil so viele Spalten den Blick auf das Wesentliche versperren. Daher ist die Verwendung der Möglichkeiten von Ein- & Ausblenden wichtig, sowie das Verständnis dieser in Excel® eigenwillig gelösten Funktion.

Kommentare verwenden

Diese gut implementierte Funktion ist ein zweischneidiges Schwert: Einerseits bietet sich hiermit eine sehr elegante "Meta-Ebene" für Kommentare, Erläuterungen oder Hinweise, die nicht Teil der eigentlichen Tabelle sind, andererseits sind Kommentare auch ein teilweise umständlich zu handhabender Begleiter in Tabellen. Ein vorsichtiger und bewusster Einsatz ist empfehlenswert.

Suchen

Auch Excel® ermöglicht die Suche in einer Tabelle oder der gesamten Datei mit Strg + F. Im Gegensatz anderen Programmen ist es bei Excel® aber wichtig, einige Besonderheiten zu kennen und entsprechend nach Bedarf einsetzen zu können, die erst verfügbar sind, wenn man sich mit den "Optionen" beschäftigt.

Simultan-Ansicht von Reitern derselben Datei

Dies ist regelmäßig eine eigentlich sehr naheliegende Funktion, die für großes Erstaunen sorgt. Denn es ist möglich, in Excel® mit mehreren Fenster innerhalb derselben Datei zu arbeiten, um simultan verschiedene Reiter anzuzeigen. Dies ist sehr oft ausgesprochen praktisch, v.a. dann, wenn zwischen den Reitern Abhängigkeiten in Form von Formel-Verweisen o.ä. bestehen.

Zoom

Immer wieder beobachte ich, dass Benutzer sehr umständlich über den Menüband-Reiter "Ansicht" den Zoom suchen und diesen dann sehr langsam bedienen. Dabei ist der Zoom in Excel® extrem einfach implementiert, wenn man sich einmal an die Leiste "ganz rechts unten" gewöhnt hat.

Reiter vs. Links/Rechts-Scrolling

Es ist ein Anwendungsdetail, das eine erhebliche Erleichterung bedeuten kann, wenn man es mit vielen Reitern zu tun hat. Der Links-/Rechts-Scrollbalken kann in seiner Größe verändert werden, um mehr oder weniger Raum für die Anzeige von Reitern zu bieten.

Die Rollen-Taste

Die präzise zeilenweise Navigation in Excel® gestaltet sich regelmäßig als recht schwierig. Während das Mausrad für eine schnelle und grobe Navigation gut geeignet ist, so ist das zeilenweise Durchgehen einer Tabelle oft mit einem unlogischen Springen zum Bildrand verbunden, wo dann die Pfeiltasten greifen. Dabei bietet ein Umschalten mit der Rollen-Taste eine erstaunlich simple Lösung.

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Namen definieren

Diese elegant wirkende Option von Excel® ermöglicht die Definition von Namen, die sich auf Zellen oder Bereiche von Zellen beziehen. In der praktischen Anwendung ist dies vor allem für die Erstellung von Dropdown-Menüs relevant.

Dropdown-Menü erstellen

Eine große Gefahr in Excel® ist, dass die Anwender durch Vertippen oder überflüssige Leerzeichen die nötige Identität von Inhalten nicht einhalten. Die Verwendung von Dropdown-Menüs ist daher der sicherste Weg zu einheitlichen Daten.

Duplikate entfernen

Es klingt unspektakulär, ist aber in Wahrheit eine der effizientesten Funktionen in Excel® überhaupt. Es ist daher wichtig zu verstehen, wie man korrekt aus einer Liste mit einer Menge von Daten eine Liste von Daten macht, in der jeder Wert nur genau einmal vorkommt.

Text in Spalten

Eigentlich mit Formeln einfach manuell zu lösen, aber manchmal eine große Zeitersparnis, wenn die Struktur innerhalb von Zellen sehr einheitlich ist.

Matching via SVERWEIS

Der Spaltenverweis ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Formel bei Listen-Bearbeitungen, und vermutlich zudem eine der größten Stärken von Excel®, weil sie relationales Arbeiten so unglaublich effizient macht, wenn man weiß, wie es richtig geht.

Transponieren

Es kann vorkommen, dass eine Datenreihe vertikal vorliegt, die man aber z.B. als Überschriften horizontal benötigt. Hierfür ist es nötig, die einfache Funktion des Transponierens zu beherrschen.

Die Funktion "Filtern"

Es ist für viele die wichtigste Listenfunktion, ich habe mich mit ihr aus verschiedenen Gründen nie recht angefreundet. Dennoch ist sie für das schnelle Filtern und einspaltige Sortieren die richtige Lösung und muss deshalb verstanden werden.

ISTFEHLER für Sauberkeit

Wer kennt die ärgerlichen "Artefakte" #NV oder #WERT nicht? Diese sind ein großes Problem, wenn man spaltenweise weiterrechnen möchte. Die Formel ISTFEHLER schafft effektive Abhilfe und gehört deshalb zum elementaren Instrumentarium von Excel®.

0 bei SVERWEIS vermeiden

Die Formel SVERWEIS führt zu einem Problem, wenn sie auf leere Zellen trifft, denn diese werden nicht leer angezeigt, sondern mit einer 0. Es ist also wichtig, diesen Fall abzufangen, um zwischen echten 0-Verweisen und leeren Zellen unterscheiden zu können.

Validierung von Eingaben

Datenüberprüfung wird am häufigsten für Dropdown-Menüs eingesetzt, allerdings ist auch die Grundfunktion wichtig, wenn man Vorlagen für Dritte erstellt, denn hier können Eingaben von Benutzern bereits während der Eingabe validiert werden, was viel Nacharbeit ersparen kann.

Ersetzen

Diese Funktion ist Freund und Feind zugleich. Richtig und mit Bedacht eingesetzt, ist sie die Beschleunigung von vielen Aufgabenstellungen, bis hin zur Änderung von Zellbezügen in Formeln. Falsch und unvorsichtig eingesetzt kann sie unbemerkte Fehler nach sich ziehen, die später nicht mehr vernünftig korrigiert werden können.

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Zeichen auswechseln

Der Befehl WECHSELN ist oft eine einfache und schnelle Möglichkeit, nötige Transformationen von Text ohne komplizierte Formatierung von Zellen zu erledigen. Der Klassiker ist das Austauschen von Punkt durch Komma oder umgekehrt.

Führende Nullen

Ein typisches Problem, das häufig zu großem Ärger gerade bei langen Listen führt. Dabei ist es mit der TEXT-Formel ganz einfach zu kontrollieren.

Datum formatieren

In einer Verkettung ist die TEXT-Formel die richtige Wahl, um ein Datum neu zu formatieren. Auch bei der Erstellung von Datumsfiltern benötigt man diese Methode.

LINKS und RECHTS

Diese Formeln sind die wichtigsten Grund-Formeln im Umgang mit Excel®, und dabei keineswegs nur für Texte interessant, sondern genau zum Zerlegen von Uhrzeit oder Datum.

TEIL eines Texts

Wenn die Formeln LINKS oder RECHTS nicht ausreichend sind, kommt man mit der Formel TEIL immer zum Ergebnis. Diese ist zwar ein wenig umständlicher in der Handhabung, dafür aber eben auch mächtiger.

FINDEN innerhalb eines Texts

Diese Formel ist häufig eine wichtige Grundlage für einen sinnvollen Einsatz von LINKS, RECHTS oder Teil. Sie ermöglicht das logische Zerlegen von Text unterschiedlicher Länge.

Wörter zählen

Es ist ein altbekanntes Thema, und es gibt eine eigene Excel®-Funktion hierfür. Sinnvoll ist aber eigentlich nur, einmal eine Formel zu verstehen, die stets eine angemessene Wort-Zählung durchführt und das Ergebnis in eine Zelle schreibt.

LÄNGE als Allzweckwaffe

Ob zum Validieren korrekter Einträge in Zellen oder zum korrekten Abtrennen eines hinteren Text-Teils nach erfolgtem Auffinden eines Zeichens, die Formel LÄNGE kommt ständig zum Einsatz.

MONATSENDE

Eine mächtige Formel, die bei korrekter Verwendung die Erstellung von laufenden Monatsfiltern erstaunlich einfach macht.

KLEIN, GROSS & GROSS2

Der Wechsel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben gehört zum Standard-Handwerkszeug von Excel®. Dies ist nicht nur zum Vereinheitlichen wichtig, sondern auch zur Sicherstellung einheitlicher Eingaben.

GLÄTTEN

Leerzeichen am Anfang oder am Ende von Texten gehören zu den ganz großen wiederkehrenden Kopfschmerzen in Excel®, insbesondere dann, wenn Dritte Einträge in Tabellen vornehmen. Die Formel GLÄTTEN ist daher eine wichtige Grundfunktion, um die notwendige "Hygiene" zur Weiterverarbeitung von Daten sicherzustellen.

Rechtschreibung

Wie jedes Microsoft® Programm, so verfügt auch Excel® über eine eingebaute Rechtschreibprüfung, welche gerade bei Listen von Textblöcken oder Texten hilfreich ist, um die korrekte Rechtschreibung zu überprüfen. Hier lohnt sich ein Blick in die vielen Optionen, um eine individuelle Feinabstimmung gerade auch der Automatismen in diesem Bereich vorzunehmen.

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UTF-Konvertierung

Es gibt hierfür fertige Funktionen, die man verwenden und immer bereithalten sollte. Diese Funktionen zu verstehen, ist die hohe Kunst von VBA und keinesfalls notwendig: Hier wird eine recht problematische Lücke in Excel®® geschlossen, was man nutzen sollte, ohne tief einsteigen zu müssen.

Export in Textdateien

Es existieren hier einige Grundregeln für die Erstellung eines strukturell immer gleichartigen Codes, die man beachten und immer gleichartig anwenden sollte. Wenn man dies tut, ist man in der Lage, nahezu jeden Praxis-Fall mit einem sehr kleinen Set an Methoden zu lösen.

Eine Sortier-Funktion erstellen

Häufig möchte man eine bestimmte Sortierung als Standard verfügbar haben, ohne die Sortierung des Reiters nicht anfassen zu dürfen. Mit Verwendung von Makro-Rekorder kein Problem.

Der Makro-Rekorder

Machen Sie sich die Verwendung des Makro-Rekorders konsequent zu Eigen - Sie werden damit auch dann noch Zeit sparen, wenn Sie perfekt VBA programmieren können. Außerdem ersparen Sie sich unglaublich viel Nachschlagen, kommen schnell zum Ziel, und erhalten den benötigten Code stets in der korrekten Syntax.

Das Select-Problem

Der Makro-Rekorder hat die schlechte Angewohnheit, vorzugsweise mit Selections zu arbeiten, was Ihnen regelmäßig Probleme bei der Ausführung des Codes machen wird. Mit ein paar einfachen Grundregeln können Sie die Selections aber ganz leicht ersetzen.

Sicherheitseinstellungen

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie das Verhalten von VBA-Code einstellen, funktioniert ggf. überhaupt nichts und Sie verstehen nicht, warum. Daher ist dieser versteckte Bereich wichtig.

Rechnungen erstellen und verwalten

An diesem Beispiel lässt sich hervorragend demonstrieren, wie Excel® eine dezidierte Softwarelösung zum Rechnungsmanagement ohne Abstriche ersetzen kann.

Listenmäßige Erstellung von PDFs

Definitiv eine fortgeschrittene Methode, die aber sicher zu den Prozessen gehört, die den Profi vom Laien unterscheidet. Beispiele sind die Erstellung von Preisschildern oder Auswertungen mit individueller Kundenansprache, beides sehr praxisnah, aber ohne Expertenwissen in Excel® mit minimalen Aufwand nicht lösbar.

Fehlende Tastenkombination für Zoom

Wer sich einfach nicht an die Verwendung mit Strg + Mausrad gewöhnen kann, hat mittels kleiner Programmierung die Möglichkeit, diese fraglos fehlende Funktion einfach nachzurüsten, mit dem Bonus, das man so auch ein individuelles Minimum und Maximum für den Zoom bestimmen kann.

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Kumulierte Summe

Der typische Anwendungsfall ist die Auflistung des kumulierten Anteils, wie er z.B. in der ABC-Analyse notwendig ist.

Staffel-Konditionen mit Array-Formel

Es ist eines der Mysterien von Excel®: Staffel-Preise und Staffel-Konditionen. Beispiel: Ab 1 Stück € 3, ab 3 Stück € 2, ab 5 Stück € 1. Wie wird nun der richtige Preis bei Eingabe einer Menge angezeigt, wenn es wegen vieler solcher Staffeln nicht mit WENN-Formeln machbar ist. Die Antwort ist die sogenannte Array-Formel.

ZÄHLENWENNS

Ich bin selbst immer wieder überrascht, wie häufig man in Excel® das Vorkommen von bestimmten Dingen zählen muss. Häufig benötigt man dann aber für einen sinnvollen Einsatz die Verwendung mehrerer Bedingungen, weshalb man sich direkt mit der "großen" Formel-Lösung ZÄHLENWENNS beschäftigen sollte.

SUMMEWENNS & MITTELWERTWENNS

Diese beiden Formeln gehören sicher nicht zu den bekanntesten. Sie sind aber in Wahrheit zwei der Funktionen, die den Einsatz von Excel® als mächtige relationale Datenbank bei geringsten Zeitbedarf erlauben; und dazu eine Vielzahl von Praxis-Problemen abdecken, die ansonsten umständlich konstruiert gelöst werden müssen.

RUNDEN, sowie AUF- und ABRUNDEN

Wer musste noch nie nach bestimmten Regeln runden? Hier können vermutlich nur ganz wenige "ich" antworten. Diese Formel-Gruppe ist sehr leicht zu bedienen, dennoch sollte man ein paar Details wie v.a. den Einsatz von "negativen Nachkommastellen" kennen und verstehen, um sie erfolgreich einzusetzen.

Auf ganze 5 Cent runden

Dieser Klassiker ist nicht kompliziert umzusetzen, wenn man ein wenig um die Ecke denkt und existierende Formeln clever kombiniert. Wenn man diesen Trick nicht anwendet, steht man vor einem unlösbaren Problem, obgleich die Anforderung sehr wichtig sein kann.

ZUFALLSBEREICH

Hier hält Excel® eine sehr elegante Lösung für die Anforderung von schnell verfügbaren Zufallszahlen bereit. Die Verwendung ist sehr einfach und logisch, jedoch sollte man sich einige Eigenschaften wie v.a. die automatische Neuberechnung bewusst machen, um beim Einsatz keine unerwünschten Überraschungen zu erleben.

QUANTIL

Für viele schon inhaltlich eine komplizierte Sache, allerdings in Excel® an vielen Stellen wichtig, nicht zuletzt beim Einstellen sinnvoller Visualisierungen. Alleine schon, um hier nicht blind herumzuprobieren, ist das Verständnis der Formel QUANTIL vonnöten.

WERT

Die Formel WERT konvertiert einen Text in die korrespondierende Zahl, mit der man rechnen kann. Das ist häufig ganz wichtig und kann anders nicht erreicht werden. Dennoch ist leider gerade diese vermeintlich simple Formel recht heikel und bedarf der vorsichtigen und umsichtigen Verwendung, will man sie erfolgreich nutzen, ohne laufend Fehler zu produzieren.

SUMME, MITTELWERT, MIN und MAX

Summe, Mittelwert, Minimum und Maximum sind Grundfunktionen vieler Berechnungen, die alle sehr einfach zu bedienen sind und dabei demselben Formel-Aufbau folgen. Hierbei ist es insbesondere wichtige, die richtige Reihenfolge der verwendeten Tasten zu beherzigen, um hierbei schnell zu werden.

Manuelle Berechnung erzwingen

Ein gutes Beispiel für diese weitgehend unbekannte Funktionsweise von Excel® ist die ständige erneute Erzeugung von Zufallszahlen bei jeder Bearbeitung in einer Tabelle. Diesen Automatismus kann man aber aktiv ausschalten, was insbesondere auch bei sehr vielen Formeln enorm zeit- und nervenschonend sein kann.

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Die Ampel-Formatierung

Die vermutlich bekannteste bedingte Formatierung ist einfach einzustellen, kann aber viel mehr, als sie im Standard zeigt. Erst durch das Einstellen der Grenzen wird diese Visualisierung professionell einsetzbar.

Balken als Indikator

Es gibt viele Spielereien, um durch Symbole Ausprägungen von Zellen zu visualisieren. Die wirklich sinnvolle Methode ist aber eigentlich immer ein korrekt eingestellter Balken mit ausdifferenziertem Farbverlauf.

Zeile einfärben, wenn …

Man möchte regelmäßig bestimmte Zeilen hervorheben, und zwar immer dann, wenn eine bestimmte Bedingung in der Zeile zutrifft. Dies kann einfach erreicht werden, wenn man sich einmal mit der etwas ungewohnten Syntax der von einer Formel gesteuerten bedingten Formatierung vertraut gemacht hat.

Liniendiagramme mit Trends

Für viele ist es das Hauptspielzeug in Excel®, für mich eine der größten unnötigen Ablenkungen. Überprüfen Sie immer zuerst, ob ein detailliertes Liniendiagramm mit Trends, die ggf. mit Farbverläufen verdeutlicht werden, nicht ausreicht, bevor Sie viel Zeit mit anderen Diagrammtypen verschwenden.

Die Y-Achse spricht

Bei Diagrammen ist es wichtig, das Einstellen der Y-Achse zu beherrschen, da Diagramme ansonsten sehr schwer das zum Ausdruck bringen, was sie sollen. Dabei ist die Auswahl eines geeigneten Y-Abschnitts einer der beliebtesten Tricks in der Statistik, um Aussagen zu verfälschen - nutzen Sie dies!

Sparkleline

Vermutlich die heißeste Neuerung in Excel®2010 gegenüber Excel®2007 - die Sparkelines, oder anders: Die Mini-Diagramme für Zahlenreihen, die dynamisch in einzelne Zellen passen. Diese tolle Funktion ist ein top-modernes Profi-Werkzeug, das man kennen muss.

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Zeilen und Spalten einfügen

Einer der häufigsten Handgriffe in Excel®, der folglich schnellstmöglich ausgeführt werden sollte. Daher muss man hier die entsprechenden Tastatur-Befehle kennen und anwenden.

Werte einfügen

Dieser Methode kommt die allerhöchste Bedeutung zu, weil man damit Formeln in Werte umwandelt, was nahezu bei jeder Excel®-Datei mind. Einmal nötig oder zumindest sinnvoll ist. Aber auch beim Kopieren und Einfügen von Inhalten ist "Werte einfügen" die richtige Vorgehensweise.

Formel einfügen

Es ist oft ärgerlich, Formatierungen mitzuschleppen, wenn man nur eine Formel fortlaufend in andere Zellen kopieren will. Hierbei ist es daher ratsam, tatsächlich nur die Formeln einzufügen.

F2 anstatt dem unsicheren Doppelklick

Mittels Doppelklick gelangt man in den Inhalt einer Zelle, um dort unabhängig von der Formatierung der Zelle zu schreiben. Sicherer und schneller ist die Verwendung von F2, die daher in Fleisch und Blut übergehen sollte.

Alt-Taste für Menüband

Das Menüband ist die berühmt-berüchtigte Neuerung seit Excel®2007. Viele langjährige Anwender vermissen noch heute ihre geliebten Menüs, ich bin der Ansicht, dass bei korrekter Steuerung mit der Alt-Taste das Menüband eine der besten Innovationen der neuen Excel®-Versionen ist.

Schnelle Navigation innerhalb von Tabellen

In Excel® kann man den Laien vom Profi an der Verwendung folgender Tasten unterscheiden: Strg, Shift, Pfeiltasten, Ende und Pos1. Erst die Verwendung dieser Tasten versetzt den Anwender in die Lage, effizient und unabhängig von Maus und Scrollbalken zu operieren.

Wechsel zwischen Reitern

Alle Mausklicks, die sich am Rand von Fenstern abspielen, sollten so gut wie möglich vermieden werden, wenn man schnell arbeiten will. Diese Grundregel gilt in Excel® in besonderer Weise für den Wechsel zwischen Reitern: Strg + Bild hoch und Strg + Bild herunter sind daher elementare Tastenkombinationen.

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Das Pinsel-Symbol für "Format übertragen"

Da die saubere Formatierung in Excel® eine der zeitaufwendigsten Aufgaben darstellt, ist es umso wichtiger, effektiv bereits schön erstellte Formatierungen in andere Zellbereiche zu übernehmen. Hierbei leistet der Pinsel wertvolle Dienste.

Rahmen

Eine der beliebtesten, zugleich aber auch eine der umständlichsten Funktionen von Excel®. Dennoch und gerade deshalb ist ein gutes Grundverständnis notwendig, um hier nicht den letzten Nerv und wertvolle Zeit zu verlieren.

Zeilenumbruch und Zellausrichtung

Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig das umfassende Verständnis dieser Formateinstellungen ist, ohne die das Erstellen einer den verfügbaren Platz sinnvoll ausnutzenden Tabelle ausgeschlossen ist.

Hochkant schreiben

Es gibt zwar Voreinstellungen in der Menüband-Gruppe "Start", es ist jedoch sinnvoll, dies manuell mit der übergeordneten Funktionsgruppe "Zellen formatieren" einzustellen.

Einzug in Zellen

Eine recht versteckte, aber sehr wichtige optische Einstellung, klassischerweise bei Überschriften von Währungsspalten die Lösung für die unschöne Ausrichtung des Standards, aber auch in vielen anderen Situationen das i-Tüpfelchen einer professionellen Gestaltung.

Format von Zellen löschen

Überraschenderweise ist diese häufig sehr wichtige Funktion ziemlich versteckt. Wenn man allerdings in einer Zelle oder einem Zellbereich "reinen Tisch" machen möchte, um beim Format von Null neu zu beginnen, kann diese Funktion elementar werden.

Schnellformatierung von Zellen

Hierbei geht es um das schnelle Abweichen von "Standard" in der missverständlichen Gruppe "Zahl" im Menüband-Reiter "Start".

Nachkommastellen

Leider sieht man immer wieder, dass diesem Thema keine Beachtung geschenkt wird, obwohl es fraglos eine große Bedeutung hat, wenn es um eine einheitliche Optik, wie auch eine gute Lesbarkeit von Tabellen geht. Dabei ist die Lösung von Excel® sehr intuitiv und damit auch ohne Runden einfach und schnell zu bedienen.

Verbinden und zentrieren

Die heikle Funktion, die jedoch alleine schon wegen des automatischen Optimierens von Spaltenbreiten unverzichtbar ist. Ärger macht die Funktion dann aber leider regelmäßig, wenn es um das Übertragen von Formatierungen geht.

Formatvorlagen

Wie auch die Funktion des automatischen Formatierens von Zellen verwenden wenige mir bekannte Excel®-Nutzer die Formatvorlagen, obwohl diese fast ein Drittel der Fläche des Menüband-Reiters "Start" belegen. Dabei gibt es keinen Grund, diese Funktion zu ignorieren: Sie ist effizient und einfach verwendbar, spart Zeit und gewährleistet hohe Einheitlichkeit in der Gestaltung.

Eigene Zellen-Formatvorlagen

Besonders individuell lässt sich Excel® professionell einrichten, wenn man eigene Formatvorlagen für Zellen einrichtet, was viel einfacher ist, als man es zunächst vermuten würde. Diese sind dann im Menüband-Reiter "Start" jederzeit verfügbar und fassen dabei im Idealfall eine Vielzahl von Einzelschritten in der Zellformatierung zusammen.

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TXT und CSV Dateien importieren

Diese so wichtige Funktion versteckt sich hinter der kryptischen Befehlsfolge "Externe Daten abrufen" und "Aus Text". Es ist sehr wichtig zu verstehen, wie man hiermit umgehen muss, um Dateien wie TXT oder CSV sauber in Excel® zu importieren.

Google Translate Plug-In

Das Übersetzen in Excel® ist eine unpraktische Funktion, weshalb sich hier der Einsatz von Programmierung anbietet, um die Lösung von Google Translate effizient in Excel® zu integrieren.

Speichern als PDF vs. Bullzip-PDF Treiber

Excel® ermöglicht das Abspeichern als PDF-Datei, sicherer ist jedoch der Einsatz eines PDF-Druckertreiber, wodurch man die Werkzeuge des Drucklayouts verlässlich verwenden kann, um das PDF zu optimieren.

Copy/Paste aus externen Programmen

Eine der häufigsten Aktionen, und dabei eine, die so oft wie kaum eine andere zu Chaos in der Excel®-Datei führt, weil selten die Grundregeln beachtet werden, die nötig sind, um nicht v.a. unerwünschte externe Formate zu übernehmen.

Dateien in Ordner auflisten

Windows bietet viele Möglichkeiten, aber keine Funktion, die es erlaubt, einfach und schnell eine Liste von Dateien in einem Ordner zu erstellen und diese z.B. in Excel® weiterzuverarbeiten. Dies kann häufig wichtig sind, daher zeige ich hier eine fertige Methode.

Dateien umbenennen

Gerade bei langen Listen von Dateien kann das Umbenennen eine katastrophale Zeitverschwendung sein, umso mehr, je klarer die Regeln der Umbenennung sind. Glücklicherweise kann man das mithilfe von Excel® pfeilschnell erledigen, wenn man weiß, wie es geht.

Externe Hyperlinks

Das Erstellen von externen Hyperlinks ist einfacher als das Vermeiden des Erstellens derselben. Wie alle Microsoft® Programme tendiert auch Excel® dazu, alles, was nach Link aussieht, auch direkt mit Link-Funktionalität belegen. Umso wichtiger also, diese Funktionsweise aktiv steuern zu können, was die Link-Funktionalität als solche, aber auch die angezeigten Link-Texte angeht.

Screenshot einfügen

Es ist dies eine sehr intuitive Möglichkeit schnell und ohne Zusatzaufwand Bilder in Excel® einzufügen, nach dem einfachen Prinzip "Was man sieht, bekommt man". Dies kann in vielen Situationen Arbeitsschritte enorm vereinfachen, allerdings muss man im Ablauf ein paar Regeln beachten, um den vollen Nutzen daraus ziehen zu können.

Grafik einfügen

Das Einfügen von Bildern ist etwas, das ich selbst in Excel® weitestgehend vermeide, weil es einerseits selten wirklich notwendig ist (Ausnahme Kopf- & Fußzeile), andererseits in der Handhabung durchaus heikel ist. Dennoch ist es manchmal unvermeidbar, weswegen man sich die wichtigsten Funktionsweisen bewusst machen sollte.

Als HTML veröffentlichen

Ganz sicher ist dies eine der Funktionen, die die meisten unerwünschten Nebeneffekte mit sich bringt, und mit der man sich alleine Wochen beschäftigen könnte. Daher sollte man das Abspeichern als HTML-Webseite dezidiert auch nur für ein pfeilschnelles Veröffentlichen im Web nutzen, denn um eine Excel®-Datei in eine navigierbare HTML-Oberfläche inkl. der Reiter zu verwandeln, eignet sich die Funktion allemal.

XLS und XLSX: Kompatibilität

Im Prinzip kann man die Erklärung leicht liefern: Arbeiten Sie in XLSX, speichern Sie immer in XLSX, und sehen Sie das Abspeichern als XLS als abgespeckten Export Ihrer Excel®-Datei an. Dennoch ist es wichtig, sich diesen Ablauf zu vergegenwärtigen, denn insbesondere in größeren Verteilern mit Apple-Usern erspart XLS viele ärgerliche Nachfragen.

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Druckbereich festlegen

Wenn man nicht die gesamte Tabelle, sondern nur einen bestimmten Bereich ausdrucken möchte, kann man dies durch die Einstellung des Druckbereichs festlegen. Diese Funktion ist praktisch, aber durchaus mit Bedacht einzusetzen, weil sie schnell unerwünscht reagieren kann.

In der Mitte der Seite zentrieren

Eine eigentlich unglaublich einfache Einstellung, die aber im Ergebnis einen gewaltigen Unterschied ausmacht, was die Optik eines fertigen Ausdrucks angeht. Man muss eigentlich nur wissen, wo man diese Option findet.

Zeilenhöhe und Spaltenbreite automatisch anpassen

Dies ist ein etwas seltsame Funktion: Einerseits unheimlich praktisch und einfach zu verwenden, andererseits in ihrer Reaktion teilweise unerwünscht bzw. unpraktisch. Umso wichtiger, sich ein wenig intensiver mit ihr zu beschäftigen.

Zeilenhöhen und Spaltenbreiten verstellten

In der Gestaltung von Tabellen natürlich eine sehr wichtige Einstell-Möglichkeit, die aber ohne Kenntnis der simultanen Anwendung auf mehrere Zeilen oder Spalten gleichzeitig sehr unpraktisch ist. Auch ist es von Zeit zu Zeit nötig, mit den etwas unhandlichen Pixel-Angaben umgehen zu können, die mit dieser Funktionalität verbunden sind.

Seitenränder und Ausrichtung festlegen

Dies sind bei mir eigentlich immer die ersten beiden Einstellungen, wenn ich ein Druck-Layout anpasse. Während die Ausrichtung nur eine einzelne Auswahl ist, so sind bei den Seitenrändern doch einige Details zu beachten, da diese in Kombination mit Kopf- und Fußzeilen zu sehen sind.

Wiederholung von Zeilen und Spalten beim Druck

Gerade beim Ausdruck von Listen ist die Wiederholung einer Titelzeile oder eines Titelbereichs eine wiederkehrende Anforderung, ebenso die Wiederholung von führenden Spalten bei Listen mit vielen Spalten. Die Funktion, um dies zu erreichen, ist in Excel® recht elegant gelöst, dennoch muss man sich an die Bedienung anfangs ein wenig gewöhnen.

Automatisches Anpassen von Seiten

Man kann auszudruckende Seiten prinzipiell prozentual anpassen, was aber nur in den seltensten Fälle eine sinnvolle Methode ist. Viel praktischer ist es, Excel® die Anpassung automatisch orientiert am Format des Blatts vornehmen zu lassen, was sowohl in Breite als auch in Höhe erfolgen kann.

Kopf- und Fußzeilen

Hier bietet Excel® eine sehr gelungene Oberfläche zur schnellen Erstellung gut platzierter Kopf- & Fußzeilen. Dennoch muss man die verschiedenen Möglichkeiten Schritt für Schritt erkunden, um dann auch direkt gewünschte Anordnungen zu erstellen, da hier Bearbeitungen relativ zeitaufwendig sind.

Als Tabelle formatieren

Ich bin immer wieder erstaunt, wie wenig Beachtung dieser Funktion geschenkt wird, die Excel® eigentlich extrem prominent auf dem Menüband-Reiter "Start" eingebunden hat. Dabei liegt hier ein schönes Instrumentarium für sehr schnelle professionelle Gestaltungen von Tabellen vor. Richtig eingesetzt kann dies sehr viel Zeit einsparen.

Interne Hyperlinks

Interne Hyperlinks bieten in Excel® die Möglichkeit, Tabellen mittels Mausklick untereinander zu verknüpfen. Dies fraglos mit ein wenig Aufwand verbunden, ermöglicht aber eine Vielzahl an extrem praktischen Gestaltungen wie Inhaltsverzeichnissen, Sprungmarken bei vielen Reitern, Ankern innerhalb von langen Tabellen etc.

Zellen einfügen anstatt Spalte einfügen

Zellen kann man auch nur an einer Stelle einfügen und den Rest der Tabelle unverändert belassen. Das kann gerade bei ausgefeilteren Layouts eine sehr wichtige Funktion sein, wenn man im Nachhinein noch Änderungen vornehmen muss, wie z.B. Einfügen von Spalten in Untertabellen einer großen Tabelle o.ä.

Tabellenheld Inhalt des Excel®-Seminars

Inhaltsverzeichnis

Inhalte des Seminars im Einzelnen

Logische Steuerung Mit einer fundierten Kenntnis von WENN und der Syntax des Verkettens beginnt bei Excel® alles

Fenster Der Umgang mit der Benutzeroberfläche

Listen-Bearbeitung Listen als Grundlage in Excel® müssen effektiv behandelt werden

Text & Datum Sicherheit bei der Verwendung von Text und Datum

VBA Visual Basic Programmierung: Das Profi-Werkzeug

Berechnungen Das Rechnen ist eine Kernkompetenz von Excel®

Visualisierung Formatierung von Zellen und andere schnelle optische Helfer

Tastatur-Kürzel Wenn man Excel® wirklich schnell bedienen will, geht es nicht ohne eine kleine Auswahl

Formatierung Das Aussehen einer Tabelle ist das Salz in der Suppe, und hier bietet Excel® zahllose Möglichkeiten

Externe Quellen Erst das Zusammenspiel von Excel® mit externen Programmen und Datenquellen entfaltet die wahre Bedeutung von Excel®

Layout Insbesondere für den Druck muss man die Erstellung des Seitenlayouts beherrschen